Marche à suivre pour la mise en place de votre site

Bienvenue sur votre nouveau site. Voici une marche à suivre pour préparer son lancement. Vous avez le choix entre utiliser les paramétrages courants que nous fournissons par défaut - qui vous permettent de démarrer en quelques heures seulement - ou configurer le site selon vos désirs, et prendre le temps d'être rassuré. Sachez que des centaines de SEL utilisent une copie exacte de ce même site au quotidien, et que vous n'avez pas besoin de contrôler "si" ça fonctionne, mais plutôt d'apprendre "comment" ça fonctionne et si vous le souhaitez, de le personnaliser. Rappelez-vous que c'est un outil qui vous économise de nombreuses heures de gestion, et qui stimule une diversité d'échanges entre vos adhérents, et que sa valeur se trouve dans son utilisation. D'ailleurs les associations utilisateurs ont pu constater ce que l'outil leur apporte, et participent à son évolution :
-en contribuant à la communauté CommunityForge (promotion, traduction, maintenance, développement, tests, conseil, formation, etc.)
-en faisant des dons, même si c'est gratuit.
Bienvenue à notre communauté, et bonne mise en route de votre site.

1. Parcourir le menu bloc "Paramétrer"

afin de paramétrer votre site. Ce bloc est affiché chez la/les personne-s ayant le rôle "admin local" uniquement. Nous vous fournissons les paramétrages les plus courants, mais vous avez de nombreuses possiblités de configurer le fonctionnement de votre site. Veuillez prêter attention à "envois de d'email" avant de saisir des échanges et envoyer des newsletters, qui nécessite des envois d'email. Voici de l'aide

2. Parcourir le menu bloc "Gérer"

afin de peaufiner votre site, si vous le souhaitez. Sinon, vous pouvez sans autre lancer votre site en laissant la configuration par défaut. Ce bloc est affiché chez la/les personne-s ayant le rôle "comité". Voici de l'aide

3. Personnaliser le contenu fourni par défaut

Veuillez adapter le contenu de ces pages publiques avec les données de votre SEL :
Accueil
Partager
Echanger
S'engager
SEL
FAQ

4. Créer du contenu spécifique à votre association

pour que votre site soit meublé et accueillant (Menu personnel > Créer un contenu)
-dés activités au calendrier qui s'affiche sous "Prochainement"
-des documents, comme des statuts, des brochures et des PV
-des images dans les galeries
-des infos pour les informations ponctuelles, dont notamment un message de bienvenue pour le lancement
-des offres et demandes. CommunityForge est en mesure d'importer vos listes d'offres, demandes et catégories
-quelques exemples d'échanges effectués
Le but est d'y mettre de la vie, en attendant que les adhérents mettent la leur, avec des offres, demandes, échanges, etc.

5. Ajouter des adhérents

(Gérer > utilisateurs > ajouter utilisateurs). Ajouter adhérents
CommunityForge est en mesure d'importer vos listes d'adhérents (avec ou sans solde) afin de vous faciliter la vie. NB : un adhérent peut avoir plusiers rôles savoir plus

6. Préparer les soldes des adhérents

Cet étape est nécessaire uniquement si votre association "passe" à l'internet
(Enregistrer un échange > Tierce partie)
- créer un échange entre le compte central (compte 1) et chaque adhérent intitulé "solde du XX/XX/2012" (vous pouvez également faire importer ce solde avec la liste des adhérents)
-informer vos adhérents qu'à partir de telle date, toute les échanges effectuées sont à saisir sur le site, et que le site fait foi. Laisser vos adhérents faire la saisi des échanges. Au SELduLac.ch les adhérents avais 11 mois d'échanges à saisir ! Mise apart quelques doublons facile à supprimer par le comptable, la transition c'est fait très rapidement.

Le déroulement habituelle du passage de la comptabilité sur l'internet
-20% des adhérents ont hâte de découvrir le bébé et vont saisir des échanges dès qu'ils peuvent
-grâce à ces saisies, 50% des adhérents vont recevoir une demande de confirmation et se connectent pour confirmer les échanges
-20% ont besoin d'un accompagnement, soit par téléphone, soit pendant une Rencontre
-10% sont des Sans Internet Fixe, et ont besoin d'un Relais au début, et deviennent souvant internaute ainsi comblant la fossée numérique.
Les formations sont rarement nécessaire. Toutefois, voici le fil rouge pour la prise en main d'un adhérent

7. Changer votre nom de domaine

CommunityForge vous donne un sous-domaine pour préparer votre site, par exemple notreassociation.communityforge.net. Avant le lancement, veuillez dire à votre hébérgeur de nom que votre site est sur nos serveurs. Savoir plus
NB: si vous lancez votre site quand il est en sous-domaine, il peut y avoir de la confusion pour vos adhérents une fois que vous déménagez à l'adresse de votreassociation.org.

8. et Lancez !

(Paramétrer > système de lancement ) Lancez ici dead link
-adapter l'email d'envoi de "oubli de mot de passe" (Paramétrer > système d'inscriptions >oubli de mot de passe) qui va être utilisé temporairement pour inviter vos adhérents à se connecter sur le site, changer leur mot de passe, mettre leurs annonces, corriger leurs coordonnées, saisir leurs échanges. (NB: une fois cet email de lancement envoyé, vous devez remettre le texte original car c'est l'email qui est envoyé lors de l'oubli de mot de passe)
-s'envoyer un test avec le mécanisme prévu
-lancez le site, qui envoie un email à tous vos adhérents actifs. Le mail contient un mot de passe temporaire et le message que vous avez adapté
-connaître les réticences habituelles de vos adhérents, et les rassurer. Savoir plus
-montrer les fonctions de base du site à un noyaux de volontaires, et c'est partie. Voir le fil rouge
NB: une formation pour tous n'est pas nécessaire

Voici d'autres moyens mis à votre disposition afin de pouvoir lancer rapidement :

- les FAQ
- les FAQ spécifiquement pour la mise en place
-les membres de la communauté Community Forge qui l'ont déjà fait, et qui s'échangent des heures d'entraide
-des formations

Bonne mise en route,
[email protected] Co-fondateur

NB : une fois votre site mise en place, veuillez supprimer cet Info